La première question n'est pas « qui est l'EOR » — c'est « qui donne les instructions »
Les entreprises étrangères qui s'implantent au Japon formulent presque toujours la même demande d'emblée : trouvez-nous un Employeur de référence. C'est un raccourci utile, mais il ne correspond pas au droit japonais. Aucun régulateur japonais ne délivre de licence « EOR », et aucun texte de loi n'utilise ce terme. Ce que le droit japonais encadre, c'est la relation — plus précisément, la question de savoir si l'entreprise qui reçoit le travail est aussi celle qui dirige la personne qui l'exécute. Répondez à cette seule question et tout le reste en découle : quelle structure est licite, quelle licence le prestataire doit obtenir, et quelle partie porte le risque en cas d'erreur.
Trois structures licites, un seul critère
- Bureau de placement payant (有料職業紹介) — l'agence vous présente un candidat et vous l'employez directement. Vous dirigez le travail et vous êtes l'employeur. L'agence doit détenir une licence de placement.
- Mise à disposition de travailleurs (労働者派遣) — le prestataire emploie la personne, vous dirigez son travail quotidien. C'est ce que la plupart des offres « EOR au Japon » sont juridiquement. Le prestataire doit détenir une licence de mise à disposition de travailleurs.
- Prestations sous-traitées ou sous-traitance (業務委託・請負) — le prestataire emploie et encadre la personne, et vous doit un livrable défini. Aucune licence de mise à disposition n'est requise, mais uniquement si le prestataire encadre réellement le travail.
La ligne de démarcation réside dans la direction et la supervision (指揮命令). Ce n'est ni l'intitulé du contrat, ni la formulation figurant sur la facture, ni le fait que la personne soit installée dans vos bureaux. Si votre manager attribue les tâches de la journée, approuve les livrables, fixe les horaires de travail et fournit le retour sur performance, l'arrangement relève de la mise à disposition de personnel, quel que soit le nom donné aux documents contractuels.
Article 40-6 : il s'agit d'un risque côté client, non d'un risque côté fournisseur
Depuis le 1er octobre 2015, la loi sur la mise à disposition de travailleurs comporte une règle de présomption d'offre de contrat de travail. Lorsqu'une entreprise cliente accueille des travailleurs mis à disposition dans l'une des cinq situations illégales, elle est réputée avoir offert à ce travailleur un contrat de travail aux mêmes conditions de travail que celles dont il bénéficiait déjà auprès de l'entreprise de mise à disposition. L'offre présumée ne peut être retirée pendant un an, et si le travailleur l'accepte durant ce délai, une relation de travail se forme avec le client. Notez où retombent les conséquences : sur l'entreprise qui a accueilli les travailleurs, et non uniquement sur le fournisseur qui les a mis à disposition.
- Faire effectuer par un travailleur détaché un travail pour lequel le détachement est interdit — transport portuaire, construction, services de sécurité et certains travaux médicaux.
- Recevoir des travailleurs mis à disposition par un prestataire ne détenant pas de licence de mise à disposition de travailleurs.
- Réception de mise à disposition au-delà de la limite de période au niveau de l'établissement.
- Réception de mise à disposition au-delà de la limite de période au niveau individuel.
- Prêt de main-d'œuvre illicite — recourir à un label de services ou de sous-traitance pour contourner la loi sur le détachement tout en dirigeant en pratique les travailleurs vous-même.
Il existe une exception : la règle ne s'applique pas lorsque le client ne savait pas, et n'a pas fait preuve de négligence en ne sachant pas, que l'arrangement était illégal. En pratique, cette exception est plus ténue qu'elle n'y paraît. Un acheteur qui n'a jamais demandé de numéro de licence, ne l'a jamais vérifié et n'a jamais inscrit la frontière entre direction et supervision dans le contrat aura du mal à soutenir qu'il n'y a pas eu de négligence.
La vérification d'un fournisseur prend environ cinq minutes
- Demandez les chiffres réels. Une licence de mise à disposition de travailleurs ressemble à 派13-318670 ; une licence de placement payant ressemble à 13-ユ-317654. Un fournisseur qui refuse de les fournir par écrit a répondu à votre question.
- Vérifiez-les auprès du portail des services de ressources humaines du ministère de la Santé, du Travail et des Affaires sociales (jinzai.hellowork.mhlw.go.jp), qui répertorie les entreprises de mise à disposition et de placement agréées.
- Vérifiez que la raison sociale figurant sur la licence correspond à l'entité qui signera réellement votre contrat. Les sociétés du groupe ne sont pas interchangeables à cet égard.
- Pour le temp-to-perm (紹介予定派遣), confirmez que le fournisseur détient les deux licences. Une seule ne suffit pas — le modèle combine mise à disposition et placement.
- Précisez dans le contrat qui dirige le travail. Si vous achetez une prestation d'externalisation, le fournisseur doit être celui qui encadre son propre personnel, et le contrat comme la réalité quotidienne doivent concorder.
Les limites de période que les acheteurs oublient
Deux horloges distinctes de trois ans tournent simultanément. Au niveau de l'établissement, un site client peut continuer à accueillir des travailleurs détachés pendant trois ans, prorogeable uniquement si le client consulte le syndicat majoritaire ou le représentant du personnel avant l'échéance. Au niveau individuel, la même personne peut être accueillie dans la même unité organisationnelle — normalement un service — pendant trois ans maximum. Le dépassement de l'une ou l'autre de ces limites constitue l'une des cinq situations de l'article 40-6 : il s'agit donc d'une échéance à surveiller, pas d'une simple note de bas de page.
Ce que l'employeur doit réellement exploiter
Lorsque le prestataire est l'employeur, un ensemble réel d'obligations accompagne ce rôle. Tout fournisseur qui vous propose un tarif doit pouvoir confirmer qu'il couvre l'ensemble des éléments suivants, car ceux-ci ne sont pas facultatifs au Japon.
- Un contrat de travail et la notification écrite légale des conditions de travail.
- Paie mensuelle, retenue à la source sur le revenu et la taxe de résidence, et ajustement fiscal de fin d'année (年末調整).
- Assurance sociale : affiliation et cotisations à l'assurance maladie et à la retraite des salariés.
- Assurance sociale : assurance contre les accidents du travail et assurance emploi.
- Règlement intérieur, registres des heures de travail et accord au titre de l'article 36 déposé auprès du Bureau d'inspection des normes du travail avant toute heure supplémentaire.
- À travail égal, salaire égal pour le personnel mis à disposition, selon la méthode de l'accord entre partenaires sociaux ou celle de la parité avec le client, avec l'explication requise au travailleur.
- Congés payés annuels légaux, et l'ensemble du processus de départ incluant le certificat de départ.
- Pour les ressortissants étrangers, confirmer un statut de séjour qui permet réellement le travail en question.
Le coût employeur n'est pas le salaire
L'assurance maladie, l'assurance pension des salariés, l'assurance chômage, l'assurance accidents du travail et la contribution pour la garde d'enfants représentent ensemble environ 15 à 16 % de la rémunération mensuelle à la charge de l'employeur. Le chiffre exact varie selon l'année, la préfecture et le taux sectoriel ; considérez donc tout pourcentage unique qui vous est communiqué comme une estimation à confirmer, et non comme une constante. Budgétez-le explicitement : c'est la différence entre un plan d'effectifs qui résiste à l'épreuve du contrôle financier et un plan qui n'y résiste pas.
Une courte liste de contrôle pour les achats
- Quelle structure achetons-nous réellement — placement, mise à disposition, intérim-période d'essai ou externalisation ?
- Le fournisseur détient-il la licence exigée par cette structure, et avons-nous vérifié le numéro ?
- L'entité juridique figurant sur le contrat correspond-elle au titulaire de la licence ?
- Qui dirige le travail au quotidien, et le contrat le précise-t-il ?
- Les limites de trois ans sont-elles suivies, et qui est responsable de cette échéance ?
- Le taux inclut-il les charges patronales légales, ou sont-elles facturées en sus ?
- Pour les ressortissants étrangers, qui confirme le statut de séjour, et avant ou après l'offre ?
Le positionnement de TAC
Tech Alliance Co., Ltd. (Tech Alliance株式会社) détient les deux licences japonaises : le détachement de travailleurs 派13-318670 et le placement professionnel payant 13-ユ-317654. Le fait de détenir ces deux licences est ce qui rend possible le temp-to-perm légal auprès d'un seul fournisseur, et cela signifie que nous pouvons proposer la structure adaptée au travail plutôt que l'unique structure pour laquelle nous sommes habilités. Les contrats et les factures pour les prestations réalisées au Japon sont émis par l'entité japonaise en yens ; lorsqu'un acheteur a besoin que la partie contractante soit située hors du Japon, les entités du groupe à Singapour, Hong Kong et en Chine sont disponibles.
Cet article fournit des informations générales sur l'engagement de personnel au Japon et ne constitue pas un conseil juridique sur un sujet spécifique. La licéité d'une structure donnée dépend de la portée réelle des travaux et de sa mise en œuvre pratique. Confirmez chaque engagement auprès de votre conseil ou d'un conseiller en droit du travail et en sécurité sociale agréé (社会保険労務士).
- MHLW : mise à disposition de travailleurs et activité de placement
- e-Gov : loi sur la mise à disposition de travailleurs (texte intégral, en japonais)
- Comment employer du personnel au Japon — comparaison des modèles
- Parlez à TAC d'un engagement au Japon
Le compte rendu de décision d'une page que les acheteurs devraient créer
Ne choisissez pas le modèle contractuel à partir du nom d'un produit fournisseur. Partez de la réalité opérationnelle. Avant le lancement, consignez l'employeur juridique, la personne qui donne les instructions quotidiennes, le responsable qui accepte les livrables, qui contrôle le temps de travail et qui accorde l'accès aux systèmes confidentiels. Les fonctions RH, achats, juridique et le responsable de la prestation doivent approuver la même version. Cela permet de révéler une inadéquation entre l'étiquette du contrat et l'encadrement réel avant le démarrage des collaborateurs.
- Recrutement direct : votre entité emploie et dirige le collaborateur
- Mise à disposition : le prestataire de mise à disposition emploie ; le client donne les instructions au quotidien
- Service externalisé : le prestataire gère ses propres collaborateurs et est responsable d'un résultat convenu
- Réponses mitigées : redéfinir le périmètre de travail et le circuit de validation avant le lancement
Méthodologie : ce guide recoupe la législation japonaise, les orientations publiées des autorités de régulation et les obligations de licence appliquées dans nos propres opérations. Les règles et les faits évoluent ; il s'agit donc d'informations générales d'achat et non d'un conseil juridique. Communiquez les effectifs, la date de démarrage et la personne qui dirigera les travaux, et TAC pourra structurer les questions relatives au modèle d'emploi et le dossier de preuves à examiner.