Personal in Japan beschäftigen: Was tatsächlich rechtlich erforderlich ist (EOR, Arbeitnehmerüberlassung und Artikel 40-6)

Die erste Frage ist nicht „Wer ist der EOR?“ – sondern „Wer erteilt die Weisungen?“

Unternehmen aus dem Ausland, die nach Japan kommen, stellen fast immer dieselbe Anfrage: Finden Sie uns einen Employer of Record. Das ist eine nützliche Kurzformel, aber sie lässt sich nicht auf japanisches Recht übertragen. Keine japanische Aufsichtsbehörde erteilt eine "EOR"-Lizenz, und kein Gesetz verwendet diesen Begriff. Was das japanische Recht regelt, ist die Beziehung – insbesondere, ob das Unternehmen, das die Arbeit erhält, auch das Unternehmen ist, das die ausführende Person anweist. Beantworten Sie diese eine Frage, und alles Weitere folgt: welche Struktur rechtmäßig ist, welche Lizenz der Anbieter benötigt und welche Partei das Risiko trägt, wenn es falsch ist.

Drei rechtmäßige Strukturen, ein Test

• Kostenpflichtige Arbeitsvermittlung (有料職業紹介) — die Agentur stellt einen Kandidaten vor und Sie stellen ihn direkt ein. Sie weisen die Arbeit an und Sie sind der Arbeitgeber. Die Agentur benötigt eine Vermittlungslizenz.
• Arbeitnehmerüberlassung (労働者派遣) — der Anbieter stellt die Person an, Sie weisen ihre tägliche Arbeit an. Genau das sind die meisten Angebote für "EOR in Japan" rechtlich betrachtet. Der Anbieter benötigt eine Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung.
• Vertragsleistungen oder Unterauftragsvergabe (業務委託・請負) — der Anbieter beschäftigt und weist die Person an und schuldet Ihnen ein definiertes Arbeitsergebnis. Eine Vermittlungslizenz ist nicht erforderlich, jedoch nur, wenn der Anbieter die Arbeit tatsächlich weisungsbefugt steuert.

Die entscheidende Trennlinie sind Weisung und Aufsicht (指揮命令). Sie liegt nicht in der Bezeichnung des Vertrags, nicht in der Formulierung auf der Rechnung und nicht darin, ob die Person in Ihrem Büro sitzt. Wenn Ihr Manager die Tagesaufgaben zuweist, die Ergebnisse abnimmt, die Arbeitszeiten festlegt und das Leistungsfeedback gibt, handelt es sich um Arbeitnehmerüberlassung – unabhängig davon, wie die Unterlagen die Vereinbarung nennen.

Artikel 40-6: Dies ist ein Risiko auf Kundenseite, nicht auf Anbieterseite

Seit dem 1. Oktober 2015 enthält das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz eine Regelung zum fingierten Arbeitsvertragsangebot. Wenn ein Kundenunternehmen überlassene Arbeitnehmer in einer von fünf unzulässigen Situationen beschäftigt, gilt das Kundenunternehmen als hätte es diesem Arbeitnehmer einen Arbeitsvertrag zu denselben Arbeitsbedingungen angeboten, die der Arbeitnehmer bereits mit dem Verleihunternehmen hatte. Das fingierte Angebot kann ein Jahr lang nicht widerrufen werden, und wenn der Arbeitnehmer innerhalb dieses Zeitraums annimmt, entsteht ein Beschäftigungsverhältnis mit dem Kundenunternehmen. Beachten Sie, wo die Konsequenz liegt: bei dem Unternehmen, das die Arbeitnehmer aufgenommen hat, nicht nur bei dem Lieferanten, der sie bereitgestellt hat.

• Eine entsandte Arbeitskraft mit Tätigkeiten beschäftigen, bei denen die Arbeitnehmerüberlassung verboten ist — Hafentransport, Bau, Sicherheitsdienste und bestimmte medizinische Tätigkeiten.
• Empfang von Leiharbeitnehmern von einem Anbieter, der keine Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung besitzt.
• Empfang von Leiharbeitnehmern über die betriebliche Höchstüberlassungsdauer hinaus.
• Empfang von Leiharbeitnehmern über die personenbezogene Höchstüberlassungsdauer hinaus.
• Verdeckte Arbeitnehmerüberlassung — die Verwendung eines Dienstleistungs- oder Subunternehmer-Labels, um das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz zu umgehen, während Sie die Arbeitskräfte in der Praxis selbst steuern.

Es gibt eine Ausnahme: Die Regel gilt nicht, wenn der Kunde weder wusste noch fahrlässig nicht wusste, dass die Vereinbarung rechtswidrig war. In der Praxis ist diese Ausnahme dünner, als sie klingt. Ein Auftraggeber, der nie eine Lizenznummer angefordert, sie nie überprüft und die Grenze zwischen Weisung und Aufsicht nie in den Vertrag aufgenommen hat, wird kaum argumentieren können, dass keine Fahrlässigkeit vorlag.

Die Prüfung eines Anbieters dauert etwa fünf Minuten

• Fragen Sie nach den konkreten Nummern. Eine Arbeitskräfteüberlassungslizenz sieht wie 派13-318670 aus; eine gebührenpflichtige Vermittlungslizenz sieht wie 13-ユ-317654 aus. Ein Anbieter, der sie nicht schriftlich vorlegen will, hat Ihre Frage bereits beantwortet.
• Prüfen Sie diese anhand des Portals für Personaldienstleistungen des Ministeriums für Gesundheit, Arbeit und Soziales (jinzai.hellowork.mhlw.go.jp), in dem lizenzierte Überlassungs- und Vermittlungsunternehmen aufgeführt sind.
• Bestätigen Sie, dass der im Lizenzdokument angegebene Firmenname mit dem Unternehmen übereinstimmt, das tatsächlich Ihren Vertrag unterzeichnen wird. Konzerngesellschaften sind hier nicht austauschbar.
• Bei Temp-to-Perm (紹介予定派遣) bestätigen Sie, dass der Anbieter beide Lizenzen besitzt. Eine allein reicht nicht aus — das Modell kombiniert Arbeitnehmerüberlassung und Personalvermittlung.
• Im Vertrag schriftlich festhalten, wer die Weisungsbefugnis über die Arbeit hat. Bei Outsourcing muss der Dienstleister seine eigenen Mitarbeiter anweisen, und Vertrag und gelebter Alltag müssen übereinstimmen.

Die Laufzeitgrenzen, die Einkäufer vergessen

Zwei separate Dreijahresfristen laufen gleichzeitig. Auf Ebene des Betriebs kann eine Kundenseite bis zu drei Jahre lang weiterhin entsandte Arbeitskräfte erhalten; eine Verlängerung ist nur möglich, wenn der Kunde vor Ablauf der Frist die Mehrheitsgewerkschaft oder die Arbeitnehmervertretung konsultiert. Auf individueller Ebene kann dieselbe Person in derselben organisatorischen Einheit – in der Regel einer Abteilung – bis zu drei Jahre lang aufgenommen werden. Die Überschreitung einer dieser Grenzen ist einer der fünf Tatbestände nach Artikel 40-6; es handelt sich also um einen Kalendereintrag, nicht um eine Fußnote.

Was der Arbeitgeber tatsächlich betreiben muss

Wenn der Dienstleister der Arbeitgeber ist, gehen mit dieser Rolle echte Verpflichtungen einher. Jeder Anbieter, der Ihnen einen Satz nennt, sollte bestätigen können, dass dieser alle folgenden Punkte abdeckt, denn in Japan sind sie nicht optional.

• Ein Arbeitsvertrag und die gesetzlich vorgeschriebene schriftliche Mitteilung der Arbeitsbedingungen.
• Monatliche Lohnabrechnung, Einbehaltung von Einkommens- und Wohnsitzsteuer sowie der Jahresend-Steuerausgleich (年末調整).
• Sozialversicherung: Anmeldung und Beiträge zur Krankenversicherung und Rentenversicherung für Arbeitnehmer.
• Arbeitsversicherung: Arbeitsunfallversicherung und Arbeitslosenversicherung.
• Arbeitsordnung, Arbeitszeitnachweise und eine vor jeder Überstunde beim Labour Standards Inspection Office eingereichte Vereinbarung nach Artikel 36.
• Gleicher Lohn für gleiche Arbeit bei überlassenen Mitarbeitern, entweder nach der Methode der Arbeitsmanagement-Vereinbarung oder der Client-Parity-Methode, mit der erforderlichen Erläuterung gegenüber dem Arbeitnehmer.
• Gesetzlicher Jahresurlaub sowie der vollständige Trennungsprozess einschließlich Trennungszeugnis.
• Für ausländische Staatsangehörige: Bestätigung eines Aufenthaltsstatus, der die betreffende Tätigkeit tatsächlich erlaubt.

Arbeitgeberkosten sind nicht das Gehalt

Krankenversicherung, Rentenversicherung der Arbeitnehmer, Arbeitslosenversicherung, Unfallversicherung der Arbeitnehmer und der Kinderbetreuungsbeitrag summieren sich auf Arbeitgeberseite auf rund 15–16 % der monatlichen Vergütung. Der genaue Wert variiert je nach Jahr, Präfektur und Branchensatz, sodass jeder einzelne genannte Prozentsatz als Schätzung zu behandeln ist, die bestätigt werden muss, und nicht als Konstante. Planen Sie ihn explizit ein: Er entscheidet darüber, ob ein Personalplan die Konfrontation mit der Finanzabteilung übersteht oder nicht.

Eine kurze Checkliste für den Einkauf

• Welche Struktur kaufen wir tatsächlich — Personalvermittlung, Arbeitnehmerüberlassung, Temp-to-Perm oder Outsourcing?
• Verfügt der Anbieter über die für diese Struktur erforderliche Lizenz, und haben wir die Nummer überprüft?
• Stimmt die juristische Person im Vertrag mit dem Lizenzinhaber überein?
• Wer weist die Arbeit im Tagesgeschäft an, und ist dies vertraglich festgehalten?
• Werden die Dreijahresfristen nachverfolgt, und wer ist für dieses Datum verantwortlich?
• Enthält der Stundensatz die gesetzliche Arbeitgeberlast, oder wird diese zusätzlich berechnet?
• Für ausländische Staatsangehörige: Wer bestätigt den Aufenthaltsstatus und wann – vor oder nach dem Angebot?

Wo TAC passt

Tech Alliance Co., Ltd. (Tech Alliance株式会社) verfügt über beide japanischen Lizenzen: Arbeitnehmerüberlassung 派13-318670 und kostenpflichtige Personalvermittlung 13-ユ-317654. Der Besitz beider Lizenzen ermöglicht rechtmäßige Temp-to-Perm-Modelle aus einer Hand und bedeutet, dass wir die Struktur vorschlagen können, die zur Aufgabe passt – und nicht die eine Struktur, für die wir zufällig lizenziert sind. Verträge und Rechnungen für in Japan erbrachte Leistungen werden von der japanischen Gesellschaft in Yen ausgestellt; wenn ein Auftraggeber die Vertragspartei außerhalb Japans benötigt, stehen die Konzerngesellschaften in Singapur, Hongkong und China zur Verfügung.

Dieser Artikel enthält allgemeine Informationen zur Beschäftigung von Personen in Japan und stellt keine Rechtsberatung zu einem konkreten Sachverhalt dar. Ob eine bestimmte Struktur rechtmäßig ist, hängt vom tatsächlichen Arbeitsumfang und ihrer praktischen Umsetzung ab. Bestätigen Sie jede Beschäftigung mit Ihrem eigenen Rechtsberater oder einem zugelassenen Arbeits- und Sozialversicherungsanwalt (社会保険労務士).

• MHLW: Arbeitnehmerüberlassung und Arbeitsvermittlungsgeschäft
• e-Gov: Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (Volltext, Japanisch)
• Wie Sie Mitarbeiter in Japan beschäftigen — Modellvergleich
• Sprechen Sie mit TAC über ein Engagement in Japan

Die einseitige Entscheidungsdokumentation, die die Beschaffung erstellen sollte

Wählen Sie das Vertragsmodell nicht nach dem Produktnamen eines Anbieters. Arbeiten Sie von der operativen Realität rückwärts. Halten Sie vor dem Start fest, wer der rechtliche Arbeitgeber ist, wer die täglichen Weisungen erteilt, wer die Abnahme der Leistungen verantwortet, wer die Arbeitszeit steuert und wer Zugriff auf vertrauliche Systeme gewährt. HR, Einkauf, Recht und der Delivery-Verantwortliche sollten dieselbe Seite freigeben. So wird eine Diskrepanz zwischen Vertragslabel und tatsächlicher Aufsicht sichtbar, bevor Mitarbeitende starten.

• Direkteinstellung: Ihr Unternehmen beschäftigt und steuert den Mitarbeiter
• Personalüberlassung: Der Überlassungsanbieter ist Arbeitgeber; der Kunde erteilt die täglichen Weisungen
• Outsourced Service: Der Dienstleister steuert seine eigenen Mitarbeitenden und ist für ein vereinbartes Ergebnis verantwortlich
• Gemischte Antworten: Arbeitsgrenzen und Genehmigungsweg vor Mobilisierung neu gestalten

Methodik: Dieser Leitfaden gleicht japanische Gesetzgebung, veröffentlichte Aufsichtsbehörden-Hinweise und die Lizenzpflichten ab, die in unseren eigenen Abläufen gelten. Regeln und Fallumstände ändern sich, daher handelt es sich um allgemeine Beschaffungsinformationen und nicht um Rechtsberatung. Teilen Sie Mitarbeiterzahl, Startdatum und die für die Arbeitssteuerung verantwortliche Person mit, und TAC kann die Fragen zum Beschäftigungsmodell und das Nachweispaket für die Prüfung strukturieren.